Whitepaper:
Zusammenarbeit im virtuellen Raum - Eine berufsübergreifende neue Kernqualifikation

Virtuelle Zusammenarbeit – Möglichkeiten und Herausforderungen  

• Die Relevanz einer umfassenden virtuellen Zusammenarbeit wächst in vielen Bereichen, Unternehmen, Teams, Projekten etc. 
• So ergeben sich spezifische Vorteile, aber auch Herausforderungen, die nur durch passende Kompetenzen, Teamarbeit, Kommunikation, den Einsatz der richtigen Technik/Tools und die Berücksichtigung weiterer Faktoren bewältigt werden können. 
• Es ist nicht nur Aufgabe der Mitarbeiter bzw. der direkten Teammitglieder, die virtuelle Zusammenarbeit voranzutreiben, sondern vornehmlich die der Führungskräfte, wie Teamleitern, und ebenfalls der obersten Führung des Unternehmens. 
• Insbesondere Vertrauen unter Mitgliedern eines Projekts/Teams sowie die virtuelle Kommunikation, zum Beispiel per Videokonferenzen – auch über Standorte hinweg – spielen hier eine große Rolle. 
• Das Whitepaper zeigt unter anderem, an welchen Voraussetzungen es unter Kollegen sowie Führungspositionen und nicht zuletzt Nachwuchskräften zu arbeiten gilt, um effiziente virtuelle Zusammenarbeit an jedem Ort zu gewährleisten. 

Hinreichende virtuelle Zusammenarbeit ist in immer mehr Kontexten erforderlich 

Teams müssen längst nicht mehr nur an einem einzigen Standort optimal kooperieren. Die Zeiten, in denen Mitarbeiter eines Zuständigkeitsbereichs immer gemeinsam in einem Büro vereint waren, sind vorbei. Ein erheblicher Teil aller Angestellten arbeitet indes regelmäßig mit Personen zusammen, welche sich an einem anderen Standort aufhalten. Nicht selten müssen diesbezüglich sogar unterschiedliche Zeitzonen berücksichtigt werden. Mit dieser Entwicklung gehen sowohl für die einzelnen Teammitglieder als auch entsprechende Führungskräfte mitunter enorme Herausforderungen einher. Diese sind in der Regel nur durch eine bestens abgestimmte virtuelle Zusammenarbeit bzw. den Einsatz spezieller Tools und der passenden Einstellung effizient zu bewältigen. 

Welche Herausforderungen bringt die virtuelle Zusammenarbeit in Teams mit sich?

Physische Treffen sind bei virtuellen Teams eine Seltenheit, wodurch die Möglichkeiten für einen produktiven persönlichen Austausch eingeschränkt werden. Wo normalerweise für die Abwicklung eines Projekts wöchentliche bzw. tägliche Meetings vor Ort angesetzt werden, sind bei einer Kollaboration über Standorte oder sogar Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg ganz andere, schwierigere Bedingungen gegeben. Entsprechende Barrieren müssen natürlich zum einen technisch durchbrochen werden, zum anderen gilt es jedoch auch zwischenmenschlich das richtige Konzept zu finden. 

Denn beispielsweise gehen Kollegen bei einer virtuellen Zusammenarbeit im Regelfall förmlicher miteinander um als solche, die sich jeden Tag sehen. Das Resultat: Statt sich ausschließlich auf Inhalte zu konzentrieren, sind virtuelle Teammitglieder oft stark damit beschäftigt, den richtigen Ton zu finden oder gar Aussagen ihrer Gegenüber zu hinterfragen. Zudem ist das Gefühl des Zusammenhalts, welches den Erfolg eines Projekts durchaus erheblich mitbestimmt, im Zuge einer virtuellen Zusammenarbeit häufig nur wenig ausgeprägt. 

Vertrauen als einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit

Virtuelle Zusammenarbeit kann ganz unterschiedliche Ausprägungen haben. So besitzen virtuelle Teams durchaus Merkmale traditioneller Gruppen von Fachgebiets- bzw. Projektmitarbeitern. Der Zweck eines virtuellen Verbunds besteht selbstverständlich ebenfalls grundsätzlich in der Erreichung eines gemeinsamen Ziels. Dabei erfolgt die Bearbeitung jedoch dezentral, was in den meisten Fällen die Nutzung spezieller Technik, sprich unter anderem Tools zur elektronischen Kommunikation, voraussetzt. 

Durch diese Voraussetzungen ist es jedoch mitunter besonders schwierig, Mitarbeiter zu motivieren und eine rundum ökonomische Herangehensweise zu garantieren. Der Aufbau von Vertrauen ist diesbezüglich eine der zentralen Herausforderungen. Denn durch den Mangel an persönlicher Interaktion, der erschwerten Kommunikation sowie der generellen Distanz innerhalb des Teams fällt es den Mitgliedern schwer, ihre Aufgabenbereiche zu teilen. Demzufolge haben Teammitglieder im Zuge einer virtuellen Zusammenarbeit oftmals Schwierigkeiten, eine gemeinsame Identität aufzubauen – und diese kann für eine zuträgliche Verfahrensweise tatsächlich entscheidend sein. Virtuelle Zusammenarbeit verläuft demnach nur dann maximal erfolgreich, wenn auf allen Seiten das nötige Vertrauen gewährleistet ist.