Digitale Bildung

Die Arbeit der Zukunft: Digitale Zusammenarbeit

Die Digitalisierung bringt zahlreiche Veränderungen im Bereich der Arbeitswelt mit sich. Sie stellt alle Beteiligten – Unternehmen, Führungskräfte, Mitarbeiter, Ausbilder und Auszubildende – vor große Herausforderungen. Ob eine Firma erfolgreich in das neue Zeitalter geht, hängt davon ab, wie sie diese Herausforderungen meistert und sich an die neuen Gegebenheiten anpassen kann. Die traditionelle Form des Unternehmens und des Zusammenarbeitens verändert sich. Es werden neue Anforderungen an Unternehmen und Mitarbeiter gestellt. Insbesondere für die digital basierte kollaborative und soziale Kommunikation eines Projekts spielt die Aus- und Weiterbildung eine Schlüsselrolle. Denn Voraussetzungen für den Erfolg einer digitalen Zusammenarbeit sind die erforderlichen Fachkompetenzen und Fähigkeiten der Beschäftigten im Umgang mit neuen Systemen und Kommunikationswegen.

Dieser Text beantwortet im Folgenden die wichtigsten Aspekte für die Zukunft der Zusammenarbeit und des digitalen Wandels:

  • Was bedeutet Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter für Unternehmen und Beschäftigte?
  • Welche Chancen und Herausforderungen entstehen durch digitale Zusammenarbeit?
  • Welche Kompetenzen benötigen Mitarbeiter und Führungskräfte in virtuellen Teams?
  • Wie kann die digitale Zusammenarbeit gut gelingen?

 

Die Zukunft der Zusammenarbeit: Was bedeutet das für Unternehmen, Beschäftigte und Auszubildende?

Die traditionelle Form einer Firma oder eines Unternehmens beschreibt eine wirtschaftlich selbstständige Organisationseinheit, die sich nach Größe und Tätigkeit unterscheiden lässt. Die Mitarbeiter arbeiten hierbei meist orts- und zeitabhängig in einem oder mehreren Büros oder Werken. Bei der traditionellen Art der Zusammenarbeit stehen persönliche Gespräche zwischen Kollegen und Projektpartnern in Form von z.B. Meetings im Vordergrund. Grenzüberschreitende Zusammenarbeit und Kommunikation wurden erst durch die flächendeckende Telefonie und später den E-Mailverkehr vereinfacht.

Dieser Wandel wird durch die Digitalisierung der Arbeit nun noch weiter vorangetrieben. Die Digitalisierung vervielfacht die Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

In Zukunft wird es beispielsweise nicht mehr zwingend notwendig sein, dass Mitarbeiter und Führungskräfte zur gleichen Zeit in ein und demselben Büro anwesend sind. Besprechungen können flexibler geplant und ortsunabhängig durchgeführt werden. Die Zusammenarbeit kann virtuell stattfinden.

Da für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit neue Kompetenzen und Fähigkeiten Voraussetzung sind, müssen Unternehmen dafür Sorge tragen, dass ihre Mitarbeiter entsprechende Weiterbildungen kontinuierlich erhalten. Vor allem in der beruflichen Ausbildung sind erforderliche Fachkompetenzen und das nötige Systemverständnis auf aktuellem Anforderungsniveau zu sichern.

 

Welche Chancen und Herausforderungen entstehen durch digitale Zusammenarbeit?

Um in der globalen und nationalen Wirtschaft zu bestehen, müssen Unternehmen schon heute an die Arbeit der Zukunft denken und die Möglichkeiten nutzen, die digitale Zusammenarbeit bietet.

Die Chancen der digitalen Zusammenarbeit

Die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit umfassen insbesondere:

  • Echtzeitkommunikation und Echtzeit-Austausch von Daten und Dokumenten (Cloud-Systeme, Video-Chats, Kollaborationssoftware,)
  • Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (Homeoffice, flexible Arbeitszeiten)
  • Effizientere Arbeitsabläufe, Steigerung der Produktivität
  • Senkung der Arbeitsbelastung und des Stresspegels

 

Durch neue Hardware und Software, wie digitale Collaboration-Tools, können Mitarbeiter zufriedener und gleichzeitig produktiver sein. Dies ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass solche Tools die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten vereinfachen und beschleunigen können. Ein weiterer großer Pluspunkt liegt in der höheren Flexibilität dieser Lösungen. Die Folgen jener Verbesserungen sind eine höhere Rentabilität und Produktivität. Dabei zeigen der Einsatz von Video-Kommunikations-Tools, ein Cloud-basierter Datenaustausch und die Durchführung von Web-Konferenzen die größten Potenziale für eine flächendeckende Nutzung.

Ein weiterer Vorteil für die Unternehmen ist, dass sie durch den Einsatz neuer Formen der virtuellen Zusammenarbeit interessanter für Fachkräfte sind. Das Anwerben neuer, hochqualifizierter Mitarbeiter wird in Zukunft aufgrund des Fachkräftemangels noch schwieriger. Um sich in diesem umkämpften Markt durchzusetzen, müssen Firmen attraktive und moderne Arbeitsbedingungen schaffen.

Die Herausforderungen in der virtuellen Zusammenarbeit

Einige Faktoren, die für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit notwendig sind, stellen alle Beteiligten vor diese wesentlichen Herausforderungen:

  • Sicherheit und Datenschutz werden immer komplexer
  • Bereitstellung von Hard- und Software
  • Kenntnisse müssen vermittelt werden
  • Technik muss flächendeckend eingesetzt werden und kompatibel sein

Das Thema Cybersicherheit gewinnt mehr und mehr an Relevanz. Um die Sicherheit zu gewährleisten, sind für die Unternehmen Investitionen vonnöten. Die Kosten für die Bereitstellung von Hard- und Software sind vergleichsweise niedrig, da die meisten Geräte bereits alle Voraussetzungen mitbringen (z.B. hochwertige Kameras und Mikrofone für Video-Konferenzen in Laptops und Smartphones). Durch den Einsatz von Cloud-Software entstehen keine Investitionskosten für die Server-Hardware und der IT-Administrationsaufwand ist geringer. Nichtsdestotrotz erfordert die Arbeit mit neuer Hard- und Software erweiterte Kompetenzen und Fähigkeiten. Daher sind Investitionen in die Schulung und Ausbildung des Personals unerlässlich.

 

Welche Kompetenzen und Fähigkeiten benötigen Mitarbeiter und Führungskräfte in virtuellen Teams?

Für Mitarbeiter verändert sich die Art zu arbeiten. Firmen müssen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter in der Umsetzung der digitalen Zusammenarbeit Unterstützung erhalten. Weiterbildungsangebote in Form von berufsbegleitenden Seminaren können beispielsweise die entsprechenden Kompetenzen vermitteln. Ebenso müssen die angehenden Mitarbeiter bereits in der Berufsausbildung die notwendigen Qualifikationen erhalten.

Die erfolgreiche Zusammenarbeit im virtuellen Raum setzt neben Teamfähigkeit auch Anwendungskompetenz von unterschiedlichen Systemen, Prozessen und Kollaborationsplattformen voraus. Das beinhaltet sowohl anwendungsbezogene Systeme je nach Problemstellung von Projekten (z.B. Enterprise-Resource-Planning (ERP), Office-Pakete) als auch spezifische projektübergreifende Kollaborationsplattformen (z.B. Teamcenter, SharePoint, Projektmanagement-Tools) sowie klassische und neue Kommunikationsmedien (z.B. E-Mail, Chat). Im Zeichen der digitalen Vernetzung werden diese Systeme immer stärker integriert.

 

Wie kann die digitale Zusammenarbeit gut gelingen?

Unter dem Strich steht und fällt die digitale Zusammenarbeit mit der Bereitschaft des Unternehmens und der Mitarbeiter, sich darauf einzulassen. Das Unternehmen muss hierbei die Voraussetzungen für die digitale Zusammenarbeit schaffen, indem es in neue Hard- und Software investiert, die Mitarbeiter entsprechend schult und ausbildet, sowie für Updates und Sicherheitsvorkehrungen sorgt.

Die Mitarbeiter und Führungskräfte müssen wiederum ihre Arbeitsabläufe anpassen und effizienter gestalten. Damit eine Zusammenarbeit im virtuellen Raum gelingt, sollten Führungskräfte gewährleisten, dass Klarheit über die Identität der Beteiligten herrscht und Prozesse einfach und deutlich kommuniziert werden.

Einige Grundsätze aus dem klassischen Management komplexer Projekte gelten auch für die Zusammenarbeit mit virtuellen Hilfsmitteln, so u.a.:

 

  • Definierte Ziele
  • Adäquate Ressourcen
  • Klare Aufgaben und Rollenverteilungen
  • Festgelegte Kommunikationsformen, -kanäle, -sprachen
  • Bekannte Normen und Standards
  • Fixe Prozess- und Zeitverläufe
  • Verabredete Regeln

 

Die Überwindung von Raum- und Zeitgrenzen bei der Zusammenarbeit im virtuellen Raum erfordert neben neuen Orientierungen auch Anpassungen von Strukturen und Rollen für alle Akteure des Bildungssystems. Die Basis dafür ist ein gemeinsames Systemverständnis zur Gestaltung des beruflichen Lernens und der einzelnen Ausbildungen. Die digitale Zusammenarbeit kann nur gelingen, wenn auf allen Ebenen die Voraussetzungen dafür geschaffen sind.